BehördenschreibenBezirksamt · vor 2 Min.
PrüfenCase 03 · Dokumenten-Automatisierung
Einmal scannen.
Danach arbeitet das Dokument.
Papierpost wird gelesen, eingeordnet, archiviert und in konkrete Aufgaben übersetzt. Später reicht eine normale Frage, um den richtigen Vorgang wiederzufinden.
Self-hosted OCRDeterministische PrüfungCross-Language-Suche
1×scannen und durchgängig auffindbar
2Suchwege: Volltext und semantisch
Reviewbei fehlenden Pflichtfeldern
Produktivsystem; dargestellte Dokumente, Namen und Kennzahlen sind anonymisierte Beispieldaten.
PyPython
AIVision OCR
PGPostgreSQL
Vpgvector
GGoogle Drive
TGoogle Tasks
TGTelegram
DDocker
Donnerstag · 23. JuliDokumenteneingang
⌕ Alles durchsuchen
Heute verarbeitet14+ 3 seit 08:00
Automatisch1286 % ohne Eingriff
Zur Prüfung2mit Regelhinweis
VersicherungsnachtragVersicherung · vor 18 Min.
ArchiviertEingangsrechnungLieferant · 09:42
ErledigtSDokumenten-Assistent
FRAGEN STATT SUCHEN
Wann endet die Antwortfrist für das Bezirksamt?
Aus 2 Quellen24. Juli 2026
Die Frist steht auf Seite 2 des Schreibens #0412.
Original öffnen →Die Ausgangslage
Das Papier war abgelegt.
Die Konsequenz daraus nicht.
Ein sauberer Ordner beantwortet noch nicht, wer reagieren muss, welche Frist läuft und wo die spätere Antwort hingehört.
Lesen und benennen
Dokumenttyp, Absender und Vorgang mussten bei jedem Scan manuell erkannt und eingetragen werden.
Fristen übertragen
Eine Frist im Brief wurde erst dann zur Aufgabe, wenn jemand sie bewusst in ein zweites System übernahm.
Vorgänge zusammensuchen
Eingang, Antwort und weitere Schreiben lagen zusammen – aber nicht automatisch als zusammenhängender Vorgang.
Vom Eingang zur Handlung
Jeder Schritt erzeugt
einen prüfbaren Zustand.
Das Sprachmodell liest und schlägt vor. Regeln entscheiden, ob automatisch weitergearbeitet werden darf.
Text, Typ und Absender werden extrahiert.
Vorhandene Textschichten werden genutzt; sonst rendert das System Seiten und führt Vision-OCR aus.
Regeln trennen Auto von Review.
Nicht eine vage Confidence-Zahl, sondern konkrete Validatoren bestimmen den nächsten Schritt.
Eine Frage reicht als Suchfeld.
Volltext und semantische Suche werden kombiniert – auch über Sprachgrenzen hinweg.
Ingest · OCR und Klassifikation
Seite 2 / 3300 dpi
Aktenzeichen 41-ABAntwort bis zum 24.07.2026
ERGEBNISStrukturierte Felder
OCR fertig- Dokumenttyp
- Behördenschreiben
- Absender
- Bezirksamt
- Aktenzeichen
- 41-AB
- Antwortfrist
- 24.07.2026
Review Queue · Unsichere Fälle
✓ ✓ ! !
VORSCHLAG DES SYSTEMSBehördenschreiben · Bezirksamt
Review erforderlichDokumenttyp eindeutigTyp passt zu Absender und Register
BESTANDENFrist im Original gefundenSeite 2 · Textposition gespeichert
BESTANDENAktenzeichen bereits vorhandenÄhnlicher Vorgang #0398 erkannt
PRÜFENAntwortbezug nicht eindeutig2 offene Aufgaben kommen infrage
PRÜFEN
Telegram · Sprachübergreifende Suche
SDokumenten-Assistent
Когда истекает срок ответа?Frage auf Russisch
2 Quellen · 0,8 sAntwortfrist: 24. Juli 2026Quelle: Behördenschreiben #0412 · Seite 2
Original öffnenVorgang #0412
Systemansichten
Nicht nur Ablage.
Ein geschlossener Vorgang.
Die Ansichten zeigen Eingang, Prüfung, Aufgaben und Suche ohne echte Namen oder Dokumentinhalte.
Geschlossener Kreislauf
Vom Brief zur Aufgabe.
Von der Antwort zurück zum Vorgang.
Ein ausgehender Antwort-Scan kann genau die passende offene Aufgabe schließen – nicht irgendeine ähnliche.
ScanPDF Eingang
OCRText & Felder
ValidatorAuto oder Review
ArchivSprechende Struktur
AufgabeFrist & Status
SucheVolltext + Vektor
Automatik mit Grenzen
Das Modell liest.
Regeln entscheiden.
So bleibt ein intelligenter Prozess reproduzierbar und korrigierbar.
Keine Freigabe auf Bauchgefühl.
Deterministische Validatoren prüfen konkrete Bedingungen. Unklare Fälle landen mit Begründung in der Review Queue.
Antwort und Eingang bleiben verbunden.
Das System schließt nur eine eindeutig passende Aufgabe. Mehrdeutige Zuordnungen werden nicht stillschweigend entschieden.