Zeiten nachtragen
Stunden kamen verspätet oder unvollständig und mussten am Monatsende rekonstruiert werden.
Case 01 · WorkHours
Arbeitszeit rein.
Verlässliche Daten raus.
Telegram-Bot und Backoffice für Feldteams: Arbeitszeiten, Belege und Freigaben landen nachvollziehbar in der Buchhaltung – auch bei schlechter Verbindung.
Produktiv im Alltag
Human-in-the-loop
Offline-tolerant
12.298,5erfasste und geprüfte Stunden
18 Monaterückwirkend aufgearbeitet
0Abweichungen im Zeitkonto
PyPython
FFastAPI
✈Telegram
DBSQLite
NNocoDB
LxLexoffice
◇Docker
◎Vision OCR
UNTERNEHMER-COCKPITHeute, 23. Juli
Alle Systeme onlineZEIT HEUTE64,5 h8 Mitarbeiter
OFFENE PRÜFUNG32 Zeiten · 1 Beleg
BELEGE1210 freigegeben
MONAT1.024 h100% abgeglichen
MitarbeiterObjektZeitStatus
TNTeam NordBerlin Mitte8:00 hGeprüft
TSTeam SüdPankow7:30 hGeprüft
TWTeam WestKreuzberg—Offen
!
Zeit abweichendTeam West · prüfen
⌁
Beleg erkanntOCR · Freigabe fehlt
✓
8 Datensätzebereit für Lohn
HEUTIGER EINSATZBerlin Mitte08:00–16:30 · 30 Min Pause
Aktiv7:42 hvon 8:00 h geplant
Zeit bestätigenAbweichung
⌁BelegⅡPause＋Nachtrag
Die Ausgangslage
Drei kleine Lücken wurden jeden Monat zu einem großen Problem.
Die eigentliche Arbeit fand draußen statt. Die Daten dazu lebten jedoch in Nachrichten, Zetteln, Fotos und mehreren Tabellen.
Belege suchen
Ein Foto im Chat war noch kein korrekt kategorisierter und freigegebener Buchungsbeleg.
Daten abgleichen
Arbeitszeit, Auszahlung und Buchhaltung mussten manuell gegeneinander geprüft werden.
Der neue Ablauf
Eine einfache Oberfläche vorne.
Ein robustes System dahinter.
Beim Scrollen sehen Sie dieselbe Kette aus drei Perspektiven: Mitarbeiter, Verwaltung und Datenfluss.
Eine Frage. Ein Tipp. Feierabend.
Der Bot kennt den geplanten Einsatz bereits. Standardzeit ist ein Button, Abweichungen bleiben möglich.
Prüfen, statt zusammensuchen.
Stunden, Belege und offene Fälle stehen an einem Ort. Jede Korrektur hinterlässt eine Spur.
Schlechtes Netz verliert keine Arbeit.
Eine lokale Transaktion kommt zuerst. Die Zustellung folgt im Hintergrund mit Wiederholungen und Deduplizierung.
Telegram Mini App · Feldteam
WorkHoursGuten Abend, Team Nord● synchron
LETZTER EINTRAGGestern · 8:00 hGeprüft ✓ BELEGEFoto aufnehmenOCR vorbereitet DIESE WOCHE31:30 h4 Einsätze
HEUTIGER EINSATZBerlin Mitte08:00–16:30 · 30 Min Pause
Aktiv7:42 hvon 8:00 h geplant
✓Standardzeit ist vorbereitetSie können bestätigen oder anpassen.
Zeit bestätigenAbweichung
⌁BelegⅡPause＋Nachtrag
Backoffice · Unternehmer-Cockpit
Zeiterfassung01.–31. Juli⌄ PrüfspurLive
ARBEITSZEITENJuli 2026
Alle Teams⌄CSV ↓+ Eintrag
GESAMT1.024 h+3,8% zum Juni
GEPRÜFT98%2 Fälle offen
AUSZAHLUNGBereithistorische Sätze
ABWEICHUNG0nach Korrektur
MitarbeiterDatum / ObjektZeitStatus
TNTeam Nord23.07 · Mitte8:00 hGeprüft
TWTeam West23.07 · Süd7:15 hPrüfen
TSTeam Süd22.07 · Pankow8:30 hGeprüft
↺
7:15 → 7:30 hKorrektur protokolliert
⌁
Beleg #0421OCR · Freigabe offen
✓
Lohnlauf8 Datensätze bereit
Datenfluss · Transaktionale Zustellung
01Eingabe8:00 h bestätigt 02Local Outboxatomar gespeichert 03WorkerRetry 2 / 5 04Datenbestanddedupliziert
SYNC-PROTOKOLLlive
Lokale Transaktion wh_1842 gespeichertOK
Netz nicht verfügbar · nächster VersuchRETRY
Zustellung bestätigt · Schlüssel erkanntSYNC
Doppelter Datensatz verhindertSAFE
Systemansichten
Vier Berührungspunkte.
Ein Datenbestand.
Alle Beispiele sind bewusst anonymisiert und zeigen den realen Funktionsumfang ohne personenbezogene Daten.
Im Hintergrund
Nicht nur automatisiert.
Auf Ausfälle vorbereitet.
Jede Verbindung ist isoliert. Ein externer Dienst darf ausfallen, ohne den Tagesabschluss des Feldteams mitzunehmen.
TelegramEinfache Eingabe
Local OutboxAtomar sichern
AdapterRetries & Timeouts
DatenbasisEin Bestand
BuchhaltungNach Freigabe
AuditVorher / Nachher
Kontrolle bleibt menschlich
Automatik erledigt Routine.
Freigaben bleiben bewusst.
Besonders bei Buchungen und Korrekturen entscheidet nicht das Modell allein.
OCR schlägt vor. Der Mensch gibt frei.
Ein erkannter Beleg wird erst nach expliziter Bestätigung gebucht. Änderungen löschen die Freigabe automatisch.
Jede Änderung ist erklärbar.
Korrekturen und Löschungen schreiben ihren Audit-Eintrag vor der eigentlichen Änderung. Historie bleibt Historie.