Anfragen werden mehrfach übertragen
Informationen aus E-Mail oder WhatsApp landen per Hand in CRM, Tabelle und Aufgabenliste.
Zeitverlust & Tippfehler
Automatisierung für KMU in Berlin & DACH
Weniger Nachfassen.
Weniger Copy & Paste.
Mehr Zeit fürs Geschäft.
Wir verbinden E-Mail, WhatsApp, Dokumente, CRM und Buchhaltung zu einem verlässlichen Ablauf — mit klaren Freigaben, sichtbaren Ausnahmen und einem Team, das selbst umsetzt.
- Klare Aufwandsspanne vor dem Start
- Kein neues Großprojekt nötig
- Dokumentation inklusive
Geschäftsprozess zuerst
Technik passend dazu.
Eingang erkanntAnfrage vollständig
Nur wenn nötigMenschliche Freigabe
Direkt
im Team
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Problem ist selten die Software.
Es sind die Lücken dazwischen.
Gewachsene Abläufe funktionieren — bis Volumen, Vertretung oder Zeitdruck steigen. Dann wird aus „kurz manuell“ jeden Tag eine stille Kostenstelle.
Dokumente warten auf Bearbeitung
Rechnungen, Berichte und Formulare müssen gelesen, geprüft, benannt und abgelegt werden.
Rückstau & Nachfragen
Niemand sieht den ganzen Ablauf
Jede Anwendung kennt einen Teil. Der aktuelle Stand existiert nur im Kopf einzelner Mitarbeitender.
Abhängigkeit & Blindflug
Schneller Selbstcheck
Wo verlieren Sie gerade am meisten Zeit?
Wählen Sie den Bereich, der Ihren Alltag am besten beschreibt. Sie sehen sofort, wie ein sinnvoller erster Schritt aussehen könnte.
Erster sinnvoller Schritt
überschaubar startbar
Eingänge an einer Stelle vorsortieren
E-Mails und Nachrichten werden automatisch erkannt, vervollständigt und als saubere Aufgabe angelegt. Unklare Fälle bleiben sichtbar.
- Kein Systemwechsel nötig
- Freigabe bleibt bei Ihrem Team
- Als kleiner Pilot testbar
Konkrete Lösungen
Keine Plattform von der Stange.
Ein Ablauf, der zu Ihrem Betrieb passt.
Wir beginnen dort, wo heute Reibung entsteht — und verbinden nur, was wirklich verbunden werden muss.
Eingänge
Anfragen automatisch erfassen und vorbereiten
E-Mail, WhatsApp und Formulare werden zu vollständigen, priorisierten Vorgängen — ohne Copy & Paste.
- Vollständigkeit prüfen
- Zuständigkeit erkennen
- Aufgabe oder CRM-Eintrag anlegen
E-Mail
Nachricht
Formular
Vorgang #184
Bereit zur Prüfung
Alle Angaben vorhanden
Lesen, prüfen, ablegen
Wiederkehrende Dokumente werden erkannt und vorbereitet. Sie entscheiden nur noch bei Abweichungen.
CRM, Buchhaltung und Tabellen verbinden
Daten werden einmal gepflegt und bleiben an allen relevanten Stellen aktuell.
Steuerung
Automatisch, aber nicht unkontrolliert
Normale Fälle laufen durch. Unsichere oder wichtige Entscheidungen werden gezielt einem Menschen vorgelegt.
09:42Rechnung erkannt
automatisch
09:43Betrag weicht ab
Freigabe
09:45Buchung vorbereitet
protokolliert
Projekt 01 · WorkHours
Arbeitszeit rein.
Verlässliche Daten raus.
Mitarbeiter erfassen Zeit, Abweichungen und Belege direkt im Einsatz. Der Unternehmer prüft Stunden, offene Fälle und Buchhaltung in einem Cockpit.
Vorher
Zeiten und Belege zusammensuchen
Rückfragen, Screenshots und Korrekturen kurz vor Monatsende.
Heute
Prüfen, statt zusammensuchen
Stunden, Belege und offene Fälle stehen nachvollziehbar bereit.
18
Monate im Einsatz
12.298,5
erfasste Arbeitsstunden
0
Abweichungen im Zeitkonto
Weitere Systeme im Einsatz
Gebaut für echte Abläufe.
Im Alltag bewährt.
Vier produktive Systeme: Einsatzplanung, mobile Teams, Dokumenten-AI und operative Steuerung. Mit echten Zuständen, Ausnahmen und Übergaben.
02
Produktiv
Einsatzplanung & Kundenportal
Ein Auftrag. Ein durchgängiger Weg.
Disposition, Außendienst, Kundenportal und Rechnung bleiben an demselben Vorgang.
03
Produktiv
Dokumenten-Automatisierung
Vom Scan zur Frist und zur richtigen Antwort.
OCR, Regelprüfung, Drive-Archiv, Aufgaben und belegte Suche arbeiten als Kreislauf.
04
Produktiv
Operative Steuerung
Der Betrieb läuft. Die Kontrolle bleibt.
Planung, Kommunikation, Buchhaltung und Systemstatus in einem kontrollierten Tageszyklus.
Reale Systeme, bewusst anonymisiert. Personen-, Kunden- und Auftragsdaten bleiben geschützt.
So entsteht ein verlässlicher Ablauf
Klein anfangen.
Sauber beweisen.
Dann ausbauen.
Sie müssen kein Pflichtenheft vorbereiten. Ein echter Vorgang und ein kurzes Gespräch reichen für den Start.
Ablauf unverbindlich schildern-
01
20–30 Minuten
Den echten Ablauf verstehen
Wo kommen Informationen an? Wer prüft was? Welche Ausnahme kostet heute besonders viel Zeit?
Ergebnis: klare Prozessskizze -
02
Vor dem Projektstart
Nutzen und Aufwand ehrlich prüfen
Sie erhalten eine verständliche Empfehlung: automatisieren, vereinfachen — oder bewusst so lassen.
Ergebnis: begrenzter erster Schritt -
03
In kurzen Etappen
Mit realen Fällen umsetzen
Der Ablauf wird an echten Beispielen gebaut und mit Ihrem Team getestet. Keine Blackbox, kein Big Bang.
Ergebnis: funktionierender Pilot -
04
Nach erfolgreichem Test
Stabil übergeben und begleiten
Dokumentation, Monitoring und klare Zuständigkeiten sorgen dafür, dass der Ablauf auch im Alltag trägt.
Ergebnis: kontrollierbarer Betrieb
Der wichtige Unterschied
Automatisierung darf Arbeit abnehmen.
Verantwortung nimmt sie Ihnen nicht ab.
Deshalb planen wir Kontrollen, Ausnahmen und Rückwege von Anfang an mit ein — nicht erst, wenn etwas schiefgeht.
Freigaben an den richtigen Stellen
Wichtige Entscheidungen bleiben bewusst bei den Menschen, die das Geschäft kennen.
Ausnahmen werden sichtbar
Unklare Fälle verschwinden nicht im System, sondern landen mit Kontext bei der richtigen Person.
Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar
Protokolle und Dokumentation zeigen, was wann und warum passiert ist.
mosman.ai
Ein Team vom ersten Gespräch bis zur Übergabe
Direkt im Austausch
Wie wir arbeiten
Nah an Ihrem Prozess.
Stark in der Umsetzung.
Wir verbinden Prozessverständnis mit technischer Umsetzung. Das bedeutet: Wir hören zuerst zu, stellen die richtigen Fragen und bauen erst dann.
Unsere Erfahrung kommt aus realen Betriebsabläufen, Integrationen und Automatisierungen — von Zeiterfassung und Dokumentenverarbeitung bis zu CRM-, E-Mail- und Reporting-Prozessen.
Business first
Technik folgt dem Ablauf, nicht umgekehrt.
Prozess → Lösung
Direkte Verantwortung
Sie sprechen mit dem Team, das konzipiert und umsetzt.
Gespräch → Umsetzung
Saubere Übergabe
Ihr Betrieb bleibt nicht von geheimem Wissen abhängig.
System → Eigenständig
Zusammenarbeit, die zu Ihrem Vorhaben passt
Vom einzelnen Engpass bis zur laufenden Verbesserung.
01Orientierung
Prozess-Check
Für eine konkrete Frage: Lohnt sich Automatisierung hier überhaupt?
- Ist-Aufnahme
- Machbarkeit & Risiken
- Klare Empfehlung
02Umsetzung
Begrenzter Pilot
Für einen echten Ablauf, der schnell und kontrolliert verbessert werden soll.
- Fester erster Umfang
- Test mit realen Fällen
- Dokumentierte Übergabe
03Entwicklung
Laufende Begleitung
Für Betriebe, die mehrere Abläufe schrittweise verbessern möchten.
- Priorisierte Roadmap
- Monitoring & Pflege
- Planbare Weiterentwicklung
Häufige Fragen
Was Sie vor dem ersten Gespräch wissen möchten.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns zwei Sätze zu Ihrem Ablauf. Eine technische Vorbereitung ist nicht nötig.
kontakt@mosman.aiMüssen wir dafür unsere bestehende Software ersetzen?
Meistens nicht. Der sinnvollste Start ist häufig, vorhandene Systeme sauber zu verbinden und manuelle Übergaben zu entfernen. Ein Wechsel wird nur empfohlen, wenn er fachlich wirklich nötig ist.
Ist unser Prozess nicht zu speziell für Automatisierung?
Gerade gewachsene Prozesse haben Besonderheiten. Entscheidend ist, wiederkehrende Normalfälle von echten Ausnahmen zu trennen. Beides wird im Ablauf berücksichtigt.
Woher wissen wir, ob sich der Aufwand lohnt?
Vor der Umsetzung werden Häufigkeit, Zeitaufwand, Fehlerfolgen und technischer Aufwand gemeinsam betrachtet. Wenn eine einfache organisatorische Änderung besser ist, sagen wir das offen.
Was passiert, wenn die Automatisierung unsicher ist?
Unsichere Fälle werden nicht still verarbeitet. Sie werden markiert und mit dem nötigen Kontext zur Prüfung vorgelegt. Kritische Entscheidungen können immer eine Freigabe verlangen.
Können wir klein anfangen?
Ja. Ein klar begrenzter Pilot mit echten Fällen ist der bevorzugte Einstieg. Erst wenn Nutzen und Stabilität belegt sind, wird der Ablauf erweitert.
Wer betreut uns nach der Umsetzung?
Sie haben weiterhin direkte Ansprechpartner in unserem Team. Je nach Bedarf kann die Lösung übergeben, punktuell betreut oder laufend weiterentwickelt werden.
Unverbindlicher Erstcheck
Welcher Ablauf kostet Sie heute unnötig Zeit?
Schildern Sie den Vorgang in wenigen Sätzen. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, ob Automatisierung sinnvoll ist und wie ein begrenzter erster Schritt aussehen kann.
Ablauf per E-Mail schildern
Keine technische Vorbereitung nötig
mosman.ai TeamAntwort direkt vom Umsetzungsteam
- E-Mailkontakt@mosman.ai
- RegionBerlin & DACH
- FormatRemote & vor Ort
Werkzeuge aus echten Projekten
Die Technik bleibt im Hintergrund.
Aber sie ist belastbar gebaut.
Wir wählen nicht nach Hype, sondern nach Ablauf, Betrieb und Übergabe. Diese Werkzeuge haben wir bereits produktiv verbunden.
Oberflächen
JSJavaScriptTSTypeScript5HTML & CSSTGTelegram Mini AppsCFCloudflare Pages
Logik & Automation
PyPythonAPIFastAPIn8nn8nAIVision OCRLLMOpenAI · Claude · Ollama
Daten & Geschäftssysteme
PGPostgreSQL · pgvectorSQLSQLiteNNocoDBLLexofficeAAmoCRM
Kommunikation & Betrieb
GGoogle WorkspaceWAWhatsApp@Gmail · IMAPDDockerLxLinux · systemdGitGitHub